Pentingnya Perencanaan Obat Di Rumah Sakit

Obat menjadi salah satu komponen krusial di rumah sakit sehingga pengadaan dan proses perencanaan yang dilakukan di dalamnya harus dengan pertimbangan yang tepat. Perencanaan obat di rumah sakit satu dengan lainnya mungkin saja bisa berbeda sesuai dengan kebutuhan dan juga banyaknya jenis penyakit yang sedang menjalar.

Anda perlu tahu kalau perencanaan obat ini harus berdasarkan metodologi dan analisis kebutuhan yang sesuai serta menggunakan data-data pendukung agar validitas yang didapatkan bisa lebih akurat. Tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil perencanaan yang mendekati atau bahkan sama dengan kebutuhan yang seharusnya.

Apa Itu Perencanaan Obat?

Anda perlu tahu bahwa perencanaan obat menjadi salah satu yang paling penting dan krusial dilakukan untuk rumah sakit. Alasannya adalah perencanaan dan pembelian obat ini nantinya mampu menyerap sekitar 40 s.d 50% dari biaya keseluruhan rumah sakit. Sehingga perlunya pengelolaan dan perencanaan yang tepat sesuai dengan sasarannya.

Acuan yang digunakan pada proses perencanaan ini adalah kriteria tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien. Sementara waktu untuk perencanaannya sesuai dengan periode tertentu sehingga rumah sakit tidak akan kehabisan stok obat di dalamnya. Perlu dipahami kalau proses perencanaan ini bukanlah yang langsung sekali jadi melainkan butuh beberapa kali revisi.

Bahkan hasil perencanaan yang sudah dilakukan bakalan mendapatkan evaluasi setahun sekali mengingat pertumbuhan kebutuhan dan perbedaan stok juga bakalan berbeda dari setiap tahunnya. Proses perencanaan ini harus sesuai dan dilakukan sesuai standar pelayanan kefarmasian. Jika tidak sesuai bakalan menyebabkan masalah yang cukup serius.

Beberapa masalah yang dimaksud adalah masalah validitas hasil, perkiraan dalam proses perencanaan, sehingga menyebabkan terjadinya stok berlebih, barang kedaluwarsa atau kekosongan obat. Hal ini diatur juga dalam Permenkes Nomor 72 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit:

• pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan BMHP di rumah sakit dilakukan oleh instalasi farmasi rumah sakit (IFRS) dengan sistem satu pintu. Apoteker di IFRS memiliki tanggungjawab dalam pengelolaan dan rantai suplai obat di rumah sakit.

Tujuan Perencanaan Kebutuhan Obat

Dalam sebuah tindakan tentu didukung dengan tujuan yang jelas mengapa tindakan tersebut perlu untuk dilakukan. Begitu juga dengan perencanaan kebutuhan obat yang satu ini, adapun beberapa tujuan yang dimaksud bisa langsung cek semuanya lengkap di bawah ini!

• Mendapatkan perkiraan yang lebih jelas mengenai jumlah maupun jenis obat mendekati dengan jumlah kebutuhan yang seharusnya.
• Meningkatkan sisi penggunaan obat lebih rasional.
• Menjamin adanya ketersediaan stok untuk obat.
• Menjamin stok ketersediaan obat tidak terlalu berlebihan.
• Memberikan efisiensi terhadap anggaran yang dibuat.
• Dukungan efisiensi dalam membuat data bagi estimasi pengadaan, penyimpanan dan biaya distribusi obat.
• Dasar pemerintah untuk membuat perencanaan kebutuhan obat secara nasional.

Pelaksanaan Perencanaan Kebutuhan Obat

Setelah memahami mengenai tujuannya selanjutnya Anda perlu tahu mengenai proses pelaksanaan perencanaan kebutuhan obat. Hal ini mencakup pengumpulan data, analisis dan pemanfaatan hasil yang bisa dicek semuanya lengkap di bawah ini!

Personel yang Terlibat di dalamnya

Adapun untuk membuat perencanaan kebutuhan obat ini memang ada personil tersendiri untuk mendapatkan hasil yang lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan. Personel yang dimaksud bisa langsung cek semuanya sebagai berikut!

• Apoteker di instalasi farmasi rumah sakit atau si penanggungjawag logistik.
• Unit pengguna.
• Pihak manajemen rumah sakit atau si pengambil keputusan.

Dalam proses perencanaan kebutuhan obat ini biasanya bisa dilakukan secara manual maupun didukung dengan pengadaan sistem informasi serta personel yang memahami pengelolaan sistem tersebut. Hanya saja ketika menggunakan sistem perencanaan terkomputerisasi bakalan ada tiga keunggulan utama yaitu kecepatan, akurasi, dan fleksibilitas.

Sistem ini akan membuat kinerja menjadi lebih cepat dan akurat meliputi struktur perencanaan, melakukan perkiraan dan memasukkan data perencanaan sampai dengan asumsi ke dalam database sistem. Terakhir bakalan ada proses untuk melakukan perhitungan akhir mengenai jumlah sampai dengan biaya perencanaan.

Proses Perencanaan Kebutuhan Obat

Hal berikutnya yang bisa Anda pahami adalah mengenai proses perencanaan kebutuhan obat itu sendiri. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui secara urut dan runtut untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Adapun penjelasan lengkapnya bisa langsung cek semuanya di bawah ini!

Tahapan Persiapan

Dalam proses persiapan ini ada beberapa kegiatan yang bisa dilakukan dalam menyusun rencana kebutuhan obat di bawah ini!

• Cek dan pastikan program dan komoditas apa yang sedang direncanakan.
• Tentukan dulu siapa saja stakeholder yang bakalan terlibat di dalam proses perencanaan ini termasuk di dalamnya adalah pemegang kebijakan dan partner pelaksana.
• Daftar obat yang dibuat harus sesuai dengan Formularium Nasional dan Formularium Rumah Sakit. Perlu dipahami kalau daftar obat di dalam Formularium itu pasti mendapatkan pembaharuan sehingga lebih mencerminkan obat-obatan yang diperlukan untuk pola morbiditas terkini.
• Dalam proses perencanaan ini penting banget untuk mempertimbangkan beberapa aspek meliputi n lama waktu yang dibutuhkan, estimasi periode pengadaan, estimasi safety stock sampai dengan lead time yang dibutuhkan.
• Cek ketersediaan anggaran dan juga kebutuhan obat karena harus seimbang jangan sampai kurang atau kelebihan.

Tahapan Pengumpulan Data

Setelah segala macam kebutuhan perencanaan selesai dilakukan maka Anda bisa langsung menuju tahapan kedua yakni pengumpulan data. Ada beberapa data yang perlu dikumpulkan, untuk lebih jelasnya langsung cek di bawah ini!

• Data Penggunaan Obat Pasien Periode
• Sebelumnya (Data Konsumsi)
• Sisa Stok
• Data Morbiditas Dan Usulan Kebutuhan
• Obat Dari Unit Pelayanan

Tahapan Analisa

Secara umum dalam proses ini dibedakan lagi menjadi dua tahapan yang bisa dilihat di bawah ini!

• Spesifikasi item obat, jika yang diusulkan berkaitan dengan spesifikasi obat maka harus ada konfirmasi ke pengusul.
• Jika ada kuantitas yang berbeda maka juga harus ada konfirmasi ke pengusul.

Tahapan Menyusun dan Menghitung

Langkah selanjutnya yang bisa dilakukan adalah menyusun dan menghitung semua perencanaan obat yang dilakukan menggunakan metode yang sesuai atau yang digunakan oleh rumah sakit terkait.

Tahapan Evaluasi

Berikutnya yang dilakukan adalah evaluasi mengenai apa saja yang kurang sesuai dengan perencanaan menggunakan analisa. Tentu saja analisa yang digunakan ini harus sesuai dengan apa yang menjadi kebijakan rumah sakit terkait.

Revisi Perencanaan

Meskipun tidak selalu dilakukan namun revisi bisa saja terjadi jika terjadi kesalahan atau ketidakseimbangan mengenai obat dan data yang sudah diajukan.

Penyampaian Draft Usulan

Tahapan paling akhir dari proses perencanaan ini adalah pihak IFRS menyampaikan draft usulan kebutuhan obat ke manajemen rumah sakit demi mendapatkan persetujuan terkait.

Itulah penjelasan mengenai perencanaan obat rumah sakit sekaligus tahapannya yang cukup panjang untuk dipahami. Agar manajemen yang dilakukan lebih mudah maka bisa menggunakan SATUNADI dari Telkom Indonesia dengan konsep Enterprise Resource Planning (ETP). SATUNADI mampu mengelola semua kebutuhan rumah sakit dengan lebih mudah.